Bruker du Sonida til å lagre opplysninger om dine kunder, er du behandlingsansvarlig og Sonida databehandler. Denne avtalen regulerer forholdet, jf. personvernforordningen artikkel 28. Den inngås samtidig med bruksvilkårene.
§ 1 Parter og rollefordeling
Behandlingsansvarlig: bedriften din. Du bestemmer hvorfor og hvordan opplysningene om dine kunder behandles.
Databehandler: Brandhouse AS, org.nr 933 691 748, som leverer Sonida. Behandler opplysningene kun på dine instrukser.
Bruken av selve tjenesten din — hvem hos deg som har konto, innlogginger og aktivitetslogg — er Sonida derimot selv behandlingsansvarlig for. Det står i personvernerklæringen og faller utenfor denne avtalen.
§ 2 Hva som behandles
Formål: å levere Sonida — å lage, sende og dokumentere tilbud.
Varighet: så lenge du har avtale, pluss oppbevaringstidene i § 8.
Typer opplysninger:
- Om dine kunder: navn, adresse, e-post, telefon, notater du selv skriver
- Om tilbudene: innhold, priser, vilkår, arbeidssted
- Ved aksept: kundens tegnede signatur, tidspunkt og en teknisk logg som viser at aksepten fant sted
- Meldinger mellom deg og kunden i tilbudets tråd
- Om e-post du sender: mottakeradresse, emne, leveringsstatus og om den ble åpnet
Særlige kategorier (helse, fagforening, o.l.) skal ikke legges inn. Skriver du slikt i et fritekstfelt, er det ditt ansvar.
§ 3 Instruks
Sonida behandler opplysningene bare for å levere tjenesten, og bare slik du styrer den gjennom funksjonene i produktet. Opplysningene brukes aldri til Sonidas egne formål, selges ikke, og brukes ikke til å trene språkmodeller eller lignende.
Mener Sonida at en instruks strider mot personvernregelverket, gis det beskjed.
§ 4 Taushetsplikt
Alle som får tilgang til opplysningene er underlagt taushetsplikt, og har forpliktet seg til fortrolighet.
§ 5 Sikkerhet
Dette er tiltakene som faktisk er på plass:
- Skille mellom bedrifter. Hver bedrift ser bare sitt eget. Skillet håndheves i koden på hvert eneste oppslag, og er dekket av egne tester.
- Kryptert transport. All trafikk går over HTTPS.
- Passord lagres saltet og hashet, aldri i klartekst.
- Akseptlenker har en tilfeldig nøkkel på 128 bit. De kan ikke gjettes, og de indekseres ikke av søkemotorer.
- Aktivitetslogg viser hvem som gjorde hva. Den inneholder med vilje ikke kundeopplysninger.
- Sikkerhetskopi tas hver natt. Kopien som lagres utenfor maskinen er kryptert, og krypteringen verifiseres før kopien lagres. Den som eventuelt skulle få tak i den, kan ikke lese den.
- Sletting av en kunde tømmer også signaturen, meldingene, sendeloggen og navnet i varselstrømmen — ikke bare navnet på kundekortet.
- Sperre mot passordgjetting. Et begrenset antall mislykkede forsøk per konto og per IP-adresse i et løpende vindu. Identifikatoren det telles på lagres aldri i klartekst.
- Adresseoppslag slettes fra hurtiglageret etter 180 dager.
§ 6 Underdatabehandlere
Du godtar at Sonida bruker leverandørene under. Tas en ny inn, eller byttes en ut, varsles du på e-post minst 30 dager før, og du kan motsette deg endringen ved å si opp avtalen før den trer i kraft.
Selve tjenesten kjører på maskinvare i Norge, som Sonida selv kontrollerer. Det brukes ingen ekstern skyleverandør til applikasjonen eller databasen.
| Leverandør | Rolle | Land | Når |
|---|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | All trafikk inn og ut; TLS termineres der | USA — SCC og EU-US Data Privacy Framework | Alltid |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | Sender e-post og rapporterer leveringsstatus | Behandles i EU-regionen; selskapet i USA — SCC og DPF | Kun med e-postutsending på |
| Statens kartverk | Slår opp koordinater for en adresse | Norge | Kun med automatisk avstand på |
| FOSSGIS e.V. (OSRM) | Regner ut kjøreavstand mellom to punkter | Tyskland (EØS) | Kun med automatisk avstand på |
| Apple Distribution International Ltd. | Oppbevarer den krypterte sikkerhetskopien i 30 dager, og e-post til domenet | Irland (EØS) | Alltid |
| Nettleserens push-tjeneste | Leverer varsler til dine ansatte. Innholdet er kryptert, så tjenesten ser det ikke | Varierer med den ansattes nettleser | Kun med push-varsler på |
| Tailscale | Privat driftstilgang til samme installasjon | Canada, Tyskland, USA, Storbritannia — SCC | Alltid tilgjengelig, brukes til drift |
§ 7 Bistand til deg
Ber en av dine kunder om innsyn, retting eller sletting, er det du som skal svare. Sonida hjelper deg med det som krever tilgang til systemet.
Trenger du hjelp utover det, svarer Sonida innen fem virkedager. Bistand som krever vesentlig arbeid utover det tjenesten allerede gjør, kan faktureres etter avtale — men det avtales alltid på forhånd.
§ 8 Sletting og oppbevaring
Sletter du en kunde, fjernes opplysningene fra tjenesten med det samme. De kan fortsatt ligge i sikkerhetskopier til disse er rullet ut: lokale kopier 14 dager, den krypterte kopien utenfor maskinen 30 dager.
Ved opphør av avtalen kan du hente ut dine data i 30 dager. Deretter slettes de, med samme etterslep i sikkerhetskopiene.
§ 9 Brudd på personopplysningssikkerheten
Oppdager Sonida et brudd som rammer dine opplysninger, varsles du uten ugrunnet opphold og senest innen 24 timer etter at bruddet ble kjent. Varselet beskriver hva som skjedde, hvilke opplysninger som er berørt, sannsynlige følger og hva som gjøres.
Meldingen til Datatilsynet er din — det er du som er behandlingsansvarlig. Sonida gir deg det du trenger for å rekke fristen på 72 timer.
§ 10 Revisjon
Du kan én gang i året be om dokumentasjon på at avtalen etterleves, og få svar innen 30 dager. Ønsker du revisjon på stedet, avtales tidspunkt og omfang på forhånd, og du dekker egne kostnader.
§ 11 Ansvar
Ansvarsbegrensningen i bruksvilkårene punkt 7 gjelder også for denne avtalen, med det unntaket som følger av ufravikelig rett: den gjelder ikke ved forsett eller grov uaktsomhet, og den begrenser ikke ansvar den enkelte registrerte har direkte etter personvernforordningen artikkel 82.
§ 12 Varighet og lovvalg
Avtalen gjelder så lenge Sonida behandler opplysninger på dine vegne. Norsk rett gjelder. Ved motstrid mellom denne avtalen og bruksvilkårene, går denne avtalen foran i spørsmål om behandling av personopplysninger.